หน่วยที่2

หน่วยที่ 2 ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
 1. ระบบและวิธีการเชิงระบบ

               การ ทำงานใดๆให้ประสบผลสำเร็จบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นย่อมเกิด จากพื้นฐานวิธีการที่มีลำดับและขั้นตอนชัดเจนสามารถปฏิบัติซ้ำๆได้หลาย ครั้งอย่างถูกต้องและสมเหตุสมผลทุกครั้งไปเราเรียกระบวนการและขั้นตอนนี้ว่า“ระบบ”

             ระบบ(System) หมายถึง การทำงานขององค์ประกอบย่อยๆอย่างอิสระแต่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันจนกลายเป็นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของแต่ละงาน สามารถตรวจสอบและปรับปรุงแก้ไขได้ทุกขั้นตอน ระบบจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานหรือการดำเนินงานทุกประเภท

             วิธีการเชิงระบบ (System  Approach)  วิธีเชิงระบบหรือ วิธีระบบคือคำๆเดียวกัน เป็นกระบวนการคิดหรือการทำงานอย่างมีแบบแผนชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ด้าน ต่างๆซึ่งอาจจะเป็นวิธีการหรือผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอน เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ  นอกจากนี้วิธีระบบยังเป็นการช่วยป้องกันและแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นด้วย

องค์ประกอบของวิธีระบบ

วิธีระบบมีองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ ได้แก่

           1. ปัจจัยนำเข้า (Input)  หมายถึง วัตถุสิ่งของต่างๆ รวมถึงเหตุการณ์ สถานการณ์ วัตถุประสงค์ ปัญหา ความต้องการ ข้อกำหนด กฎเกณฑ์ อันเป็นต้นเหตุของประเด็นปัญหา

             2. กระบวนการ (Process)  หมายถึง วิธีการ ขั้นตอนในการปฏิบัติงาน  การสร้างสรรค์ การแก้ปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาและปัจจัยนำเข้าให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือความต้องการ

            3. ผลลัพธ์ (Output) หมายถึง ผลงานที่ได้จากกระบวนการจัดการวัตถุดิบหรือปัจจัยนำเข้า ผลงานที่ได้รับอาจจะเป็นวิธีการหรือชิ้นงานก็ได้  ซึ่งสามารถประเมินผลและตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับ(feedback)ได้

2. ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ(Information  System)  คือ การประมวลผลข้อมูลข่าวสารอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการเพื่อให้ข้อมูลในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด และเป็นข้อสรุปที่สามารถนำไปใช้สนับสนุนการบริหารและการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง  ระบบสารสนเทศจึงเป็นระบบที่จัดตั้งขึ้น เพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูล ดังต่อไปนี้

1. รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ที่จำเป็นต่อหน่วยงาน

2. จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้

3. จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้

4. มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอเพื่ อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันตลอดเวลา

ในการทำงานใดๆ ให้ลุล่วงตามวัตถุประสงค์และภารกิจที่ได้รับมอบหมาย จะต้องมีการวางแผนและออกแบบระบบการทำงานให้ดีที่สุด เพื่อลดปัญหาความผิดพลาดและความล่าช้าของปฏิบัติงาน ระบบสารสนเทศเป็นกระบวนการจัดการข้อมูลข่าวสารในการดำเนินงานทั้งส่วนบุคคลและองค์กร  ทำงานสารสนเทศโดยทั่วไปเป็นกระบวนการทำงานที่ประกอบด้วย คน ข้อมูล และเครื่องจักร  สิ่งที่จำเป็นในการดำเนินงานระหว่างองค์ประกอบสามประการนี้ได้แก่การสื่อสารข้อมูลระหว่างกัน เพื่อให้การทำงานสอดคล้องประสานกันไปในทิศทางที่ต้องการ

การสื่อสารเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิดจากแหล่งกำเนิดเนื้อหาสาระไปสู่ปลายทาง เพื่อความเข้าใจซึ่งกันและกัน การสื่อสารระหว่างบุคคลใช้ช่องทางผ่านอวัยวะรับสัมผัสทั้ง 5 ได้แก่ ตา หู จมูก ลิ้น ผิวกาย โดยใช้สื่อที่เหมาะสม  เช่น เสียงพูด รูปภาพ กลิ่น รสชาด ผิวสัมผัส ส่วนการสื่อสารระหว่างคนกับเครื่องจักร ต้องใช้โปรแกรมหรือคำสั่งที่เหมาะสมกับเครื่องจักรแต่ละชนิด  ตัวอย่างเช่น การสื่อสารกับรถยนต์ด้วยพวงมาลัยเพื่อสั่งการให้ไปตามทิศทางที่ต้องการ  การเหยียบครัช  เข้าเกียร์ และคันเร่งเพื่อให้รถเคลื่อนตัว  การเหยียบเบรกเพื่อให้รถหยุด ข้อมูลที่ถูกป้อนเพื่อให้รถยนต์ตอบสนองคือแรงที่กระทำต่อพวงมาลัย และคันบังคับของเกียร์ ครัช  หรือเบรก   ข้อมูลที่เกี่ยวข้องในการตัดสินใจที่จะสั่งรถยนต์ ให้เป็นไปตามความต้องการคือสิ่งแวดล้อมที่เรามองเห็น ได้ยิน ได้กลิ่น ผิวกายสัมผัส  หรือลิ้มรส  เช่น ถนน ทุ่งนา ท้องฟ้า ต้นไม้ คน บ้าน ฯลฯ  รวมทั้งความต้องการภายในของบุคคลและสังคม ข้อมูลต่างๆ ดังกล่าวจะถูกวิเคราะห์ สังเคราะห์ จำแนกแยกแยะและสรุปเป็นหมวดหมู่หรือเป็นสารสนเทศอย่างรวดเร็ว เพื่อเป็นความรู้ที่ ใช้ตัดสินใจในการเดินทางด้วยรถยนต์ไปสู่จุดหมายปลายทางที่ต้องการ ระดับการตัดสินใจในการเดินทางขึ้นอยู่กับความถูกต้องชัดเจนของข้อมูลสารสนเทศผสมผสานกับกระบวนการรับรู้และเรียนรู้ของบุคคล ประสบการณ์ที่สลับซับซ้อนลักษณะนี้เรียกว่า ระบบงานสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศเป็นงานที่เกี่ยวกับข้อมูลประเภทตัวอักษรและตัวเลขจำนวนมากมายมหาศาล หากดำเนินการด้วยมนุษย์หรือเครื่องมือพื้นฐานจะทำให้เสียเวลามากในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูล การคิดคำนวณเพื่อประมวลผลจนกลายเป็นสารสนเทศ ทำให้เกิดความล่าช้าและมีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย  ปัจจุบันมนุษย์ได้นำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการดำเนินงานสารสนเทศแทบทุกสาขาอาชีพ เนื่องจากคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องไฟฟ้าระบบดิจิตอลที่มีศักยภาพสูงในการเก็บรวบรวมข้อมูลได้จำนวนมาก สามารถจำแนก จัดหมวดหมู่เป็นสารสนเทศและนำเสนอได้อย่างรวดเร็ว

  คอมพิวเตอร์ทำงานได้ด้วยคำสั่งหรือชุดคำสั่งที่เรียกว่า  โปรแกรม  ซึ่งโปรแกรมมีลักษณะเป็นนามธรรมไม่สามารถจับต้องได้ เป็นสื่อประเภท  ซอฟต์แวร์ (Software)  ในการดำเนินงานที่มีระบบงานใหญ่อาจต้องใช้โปรแกรมหลายโปรแกรมร่วมกันเป็นคำสั่งให้ครอบคลุมกิจกรรมหรือภาระงาน  โปรแกรมอาจจะถูกป้อนเข้าทางแป้นอักขระหรือจากแผ่นดิสก์หรือแผ่นซีดี  โปรแกรมคอมพิวเตอร์ทำหน้าที่คำนวณประมวลผลข้อมูล ด้วยกรรมวิธีที่กำหนดขึ้นตามจุดประสงค์ของงาน เพื่อกลั่นกรองข้อมูลออกมาเป็นสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจกระทำหรือไม่กระทำอย่างใดอย่างหนึ่งได้อย่างเหมาะสม

3. องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
          การจำแนกองค์ประกอบระบบสารสนเทศมีหลายวิธีขึ้นอยู่กับเกณฑ์หรือวัตถุประสงค์ของแต่ละงาน ในที่นี้จำแนกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ องค์ประกอบหลัก และองค์ประกอบด้านต่าง ๆ

3.1 องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ

องค์ประกอบหลักของระบบสานสนเทศ มีองค์ประกอบหลัก 2 ส่วน ได้แก่ ระบบการคิด และ ระบบของเครื่องมือ

         ระบบการคิด หมาย ถึง กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ จำแนก แจกแจง และจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่างๆ เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่ ระบบการคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของงานสารสนเทศทั้งระดับพื้นฐานและ ระดับสูงที่มีความสลับซับซ้อนจนต้องใช้ทักษะการจัดการและเครื่องมือที่มี ประสิทธิภาพสูง เข้ามาใช้ในการดำเนินงาน

        ระบบเครื่องมือ หมายถึง วัสดุอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการรวบรวม จัดเก็บ และเผยแพร่สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตเป็นเครื่องมือในการจัดการสารสนเทศ ที่นิยมใช้อย่างแพร่หลายในองค์กร หน่วยงาน หรืองานธุรกรรมต่างๆ แทบทุกวงการ จนทำให้คอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตกลายเป็นสัญลักษณ์ของสารสนเทศ

3.2 องค์ประกอบด้านต่างๆ ของระบบสารสนเทศ
    เนื่องจากสารสนเทศ เป็นวิธีการหรือกระบวนการในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานต่าง ๆ ดังนั้นองค์ประกอบสารสนเทศของงานแต่ละด้านจึงแตกต่างกัน ดังนี้

      3.2.1  องค์ประกอบของสารสนเทศด้านจุดมุ่งหมายในการแก้ปัญหา มี 4 ประการ ได้แก่ ข้อมูล (Data)   สารสนเทศ(Information)  ความรู้(Knowledge)   ปัญญา(Wisdom) ที่ช่วยแก้ปัญหาในการดำเนินงาน

   3.2.2 องค์ประกอบของสารสนเทศด้านขั้นตอน ในการดำเนินงานมี 3 ประการ คือ ข้อมูลนำเข้า(Input) กระบวนการ (Process)  และผลลัพธ์ (Output) การทำงานจะเริ่มตั้งแต่การเปลี่ยนข้อมูลดิบที่เข้ามาสู่การคำนวณประมวลผลหรือการกลั่นกรองจนได้ชิ้นงานหรือผลลัพธ์ (output)  และจัดเก็บเพื่อนำออกมาเผยแพร่ในลักษณะของสารสนเทศต่อไป

3.2.3 องค์ประกอบของสารสนเทศในหน่วยงาน  ได้แก่ บุคคลหรือองค์กร   เทคโนโลยี ข้อมูลและระบบสารสนเทศ   

3.2.4.  องค์ประกอบระบบสารสนเทศทั่วไป  (Information  Process  Systems) ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบดังนี้  คือ เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล (hardware)  ข้อมูล(data)  สารสนเทศ (information) โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ (software) บุคลากรด้านคอมพิวเตอร์ (people ware)

4. ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ

         การจัดระบบสารสนเทศเป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานสารสนเทศ โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ปัญหา ข้อมูล วิธีการ ทรัพยากร เพื่อแก้ปัญหาและประเมินผลลัพธ์ที่ได้ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี

ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)

        วิธีการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศ  แบ่งออกเป็น 4 หน่วยย่อยคือ

              1. วิธีวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน(Mission  Analysis)  คือ การพิจารณาทิศทางในการดำเนินการและจุดมุ่งหมายของระบบสารสนเทศ   เพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้    ผู้วิเคราะห์ต้องรู้ถึงองค์ประกอบของกระบวนการแก้ปัญหาด้วยสารสนเทศ  โดยกำหนดจุดมุ่งหมายของการปฏิบัติงานอย่างกว้างๆ ให้ครอบคลุมสภาพปัญหาไปสู่สภาพที่พึงประสงค์  เพื่อเป็นเกณฑ์ว่างานนั้นสำเร็จดีหรือไม่ มีปัญหาอุปสรรค ข้อบกพร่องหรือไม่อย่างไร

            2. วิเคราะห์หน้าที่ (Functional  Analysis) เป็นการกำหนดหน้าที่โดยละเอียดตามที่กำหนดไว้ในแนวทางปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ

         3. วิเคราะห์งาน (Task  Analysis)  เป็นการกำหนดสิ่งที่ต้องการกระทำตามหน้าที่ที่ได้กำหนดไว้ในขั้นการวิเคราะห์หน้าที่ การวิเคราะห์หน้าที่และงานเป็นสิ่งขยายขั้นการวิเคราะห์แนวทางปฏิบัติงาน

         4. วิเคราะห์วิธีการและสื่อ (Method-Means  Analysis)  เป็นการกำหนดหลักการปฏิบัติ กลวิธี  และสื่อที่จะนำไปสู่จุดมุ่งหมาย หรือสิ่งที่ต้องการ

             ขั้นที่ 2 การสังเคราะห์ระบบ (System Synthesis)

             วิธีการสังเคราะห์ระบบช่วยเกลี่ยน้ำหนักเนื้อหาหรือภาระงานของขั้นตอนต่างๆ ให้มีความสมดุลในการแก้ปัญหาซึ่งมีขั้นตอนย่อย ดังนี้

            1. การเลือกวิธีการหรือกลวิธี เพื่อหาช่องทางไปสู่จุดมุ่งหมายแล้วทดสอบและทดลองกลวิธีเพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสารสนเทศที่วิเคราะห์และสังเคราะห์ไว้

             2. ดำเนินการแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร   โดยเลือกกลวิธีที่เหมาะสมที่วางแผนแล้วก่อนใช้กลวิธีนั้นดำเนินการแก้ปัญหา

            3. ประเมินผลประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยการแก้ปัญหาแล้วประเมินผลเพื่อหาประสิทธิภาพของผลลัพธ์ได้

            ขั้นตอนที่ 3 การสร้างแบบจำลอง (Construct a Model)

            แบบจำลองเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิดออกมาเป็นภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งอาจเป็นภาพลายเส้น หรือรูปสามมิติ แบบจำลองระบบทำให้เข้าใจโครงสร้าง องค์ประกอบ และขั้นตอนในการดำเนินงาน สามารถตรวจสอบหรือทำนายผลที่จะเกิดขึ้นก่อนที่จะนำระบบไปใช้จริง ระบบการทำงานแม้จะมีจุดมุ่งหมายอย่างเดียวกัน แต่อาจจะมีแบบจำลองระบบไม่เหมือนกัน

5. ประเภทของระบบสารสนเทศ
     การจำแนกสารสนเทศตามจำนวนคนที่เกี่ยวข้องในองค์กร   แบ่งได้ 3  ระดับ คือ ระบบสารสนเทศ ระดับบุคคล ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม และระบบสารสนเทศระดับองค์กร

        1. ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคลในหน้าที่รับผิดชอบ   ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง ราคาถูก   แต่มีความสามารถในการประมวลผลด้วยความเร็วสูงขึ้น ประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ใช้งานได้ง่าย กว้างขวางและคุ้มค่ามากขึ้น เช่น  พนักงานขายควรมีข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเป็นอย่างดี   มีการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ ความสนใจในตัวสินค้า หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จะสนับสนุนงานขาย จัดการและควบคุมการทำงานของตนเองได้  เช่น ระบบวิเคราะห์ข้อมูลการขาย

      2. ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม  คือ  ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มี

เป้าหมายการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น   เตรียมสภาวะแวดล้อมที่จะเอื้ออำนวยประโยชน์ในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม  โดยทำเป้าหมายของธุรกิจดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล  มีการใช้ทรัพยากรร่วมกัน โดยเฉพาะข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐาน   เชื่อมต่อกันด้วยเครือข่ายแลน การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในลักษณะการทำงานกลุ่ม   สามารถใช้กับงานต่างๆ เช่น ระบบบริการลูกค้า   การประชุมผ่านเครือข่าย   ระบบการไหลเวียนอัตโนมัติของเอกสาร  ระบบการจัดตารางเวลาของกลุ่ม   ระบบการบริหารโครงการของกลุ่ม

   3. ระบบสารสนเทศระดับองค์กร  คือ ระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรในภาพรวม  เพื่ออำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนก   โดยการใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องร่วมกันด้วยวิธีส่งผ่านถึงกันจากแผนกหนึ่งข้ามไปอีกแผนกหนึ่ง   ระบบนี้สามารถสนับสนุนงานในระดับผู้ปฏิบัติการและการตัดสินใจ โดยอาจนำข้อมูลมาแสดงสรุปในแบบฟอร์มที่ต้องการ หัวใจสำคัญของระบบสารสนเทศระดับองค์กรคือ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กรที่จะต้องเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์ของแต่ละแผนกเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูล และทรัพยากรร่วมกัน

 ข้อมูลดิบ (raw  data)  หมายถึง วัตถุสิ่งของ เหตุการณ์ สถานการณ์  ที่มีคุณลักษณะหรือคุณสมบัติอยู่ในสภาพเดิม มีความอิสระเป็นเอกเทศในตัวมันเองยังไม่ผ่านการกลั่นกรอง ไม่ได้ถูกนำไปแปรรูปหรือประยุกต์ใช้กับงานใดๆ การตีความข้อมูลดิบเกิดจากพฤติกรรมการรับรู้การเรียนรู้ หรือประสบการณ์ในการสังเกต การวัด การนับ  การสัมผัสจับต้อง หรือกรรมวิธีอื่นๆ จนสามารถระบุได้ชัดเจนว่าข้อมูลนั้นมีคุณลักษณะหรือคุณสมบัติเป็นอย่างไร มีชื่อเรียกว่าอะไร

            ข้อมูลดิบทุกชนิดที่อยู่ล้อมรอบตัวเรามีจำนวนมากมายมหาศาลแต่ละชนิดล้วนมีศักยภาพแลความสำคัญ

ในตัวมันเองทั้งสิ้น แต่ข้อมูลดิบบางชนิดอาจจะไม่จำเป็น ไม่มีประโยชน์สำหรับบุคคลบางคน บางกลุ่ม บางงาน หรือบางสถานการณ์  ดังนั้นการนำข้อมูลดิบไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดจึงขึ้นอยู่กับการใช้วิจารณญาณในการวิเคราะห์องค์ประกอบต่างๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างรอบด้านผสมผสานอย่างสอดคล้องกับเนื้อหาสาระวัตถุประสงค์ และธรรมชาติของบุคลากร

           ข้อมูลดิบที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติถูกต้อง (accurate)   ต้องปรากฏให้เห็นอย่างถูกต้องตามความเป็นจริง  

ไม่ผิดพลาดคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง  ไม่ใช่ภาพลวงตาหรือความคิดเพ้อฝันตามจินตนาการ มีคุณลักษณะเฉพาะที่ชัดเจนแน่นอนสามารถระบุได้ว่าสิ่งนั้นคืออะไร เช่น ก้อนหิน ต้นไม้ ท่อนฟืน ต้นข้าว ฟาง น้ำ น้ำร้อน น้ำเย็น ทราย จาน ชาม ถ้วย บ้าน วัด เสียงนก เสียงคน พายุ ลม ฝน หนัก เบา ฯลฯ ดังนั้นข้อมูลที่ดีต้องมีคุณสมบัติชัดเจนปราศจากข้อสงสัยในการตีความ

           6.2 สารสนเทศ (informational)

           สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองโดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่ การคำนวณและประมวลผลแล้ว  สามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพต่อไปได้ อย่างไรก็ตามสารสนเทศที่ประกอบด้วยเนื้อหาสาระพื้นฐานทั่วไปอาจกลายเป็นข้อมูลสำหรับงานสารสนเทศขนาดใหญ่ที่มีความสลับซับซ้อนก็ได้   ข้อมูลดังกล่าวจึงเรียกว่า ข้อมูลสารสนเทศ(informational data) ดังนั้นการตีความในความ หมายของสารสนเทศจึงมีหลายระดับ ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะเฉพาะของแต่ละงานว่ามีการเชื่อมโยงสัมพันธ์กับองค์ ประกอบต่างๆ อย่างกว้างขวางหรือซับซ้อนมากน้อยเพียงใด หากมีความซับซ้อนมากสารสนเทศเบื้องต้นก็จะกลายเป็นข้อมูลสารเทศของงาน สารสนเทศขนาดใหญ่หรือสารสนเทศขั้นสูงต่อไปตามลำดับ

               6.2.1 คุณสมบัติของข้อมูลสารสนเทศที่ดี

              ข้อมูลสารสนเทศที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติดังนี้

                    1.ความถูกต้อง (accurate)   ข้อมูลสารสนเทศที่ดีต้องแสดงให้เห็นถึงความเชื่อมโยงสัมพันธ์ ขององค์ประกอบที่เกี่ยวข้องอย่างถูกต้องตามความเป็นจริง  ไม่ผิดพลาดคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริง  สามารถอ้างอิงได้จากแหล่งข้อมูลอื่นโดยเฉพาะข้อมูลดิบ   สามารถแสดงขั้นตอนหรือกระบวนการด้วยสื่อที่เหมาะสม เช่น ตัวอักษรข้อความ รูปภาพ แผนภูมิ แผนภาพ  ภาพเคลื่อนไหว แสง สี เสียง เป็นต้น  ดังนั้นข้อมูลสารสนเทศที่ดี ต้องมีคุณสมบัติ ถูกต้องชัดเจนปราศจากข้อสงสัยในการตีความสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการตัดสินใจได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

                2. ทันเวลา (timeliness)  ข้อมูลสารเทศต้องมีลักษณะเป็นปัจจุบันเสมอ สามารถปรับปรุงเปลี่ยนแปลงให้ท่วงทันเวลาและเหตุการณ์อยู่ตลอดเวลา นอกจากนี้ยังมีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลในอดีตที่ผ่านมา อย่างเป็นระบบให้เป็นหมวดหมู่   สามารถสืบค้นได้ง่าย สะดวก และรวดเร็ว

               3. สอดคล้องกับงาน (relevance)  ข้อมูลสารสนเทศต้องสอดคล้องและครอบคลุมกับงานที่กำลังดำเนินการอยู่ไม่ใช่ข้อมูลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง

                4. สามารถตรวจสอบได้ (verifiable) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีต้องสามารถตรวจสอบได้ว่าถูกต้อง น่าเชื่อถือหรือไม่  สามารถอ้างอิงและตรวจสอบได้

               5. มีความสมบรูณ์ครบถ้วน(integrity) ข้อมูลสารสนเทศที่ดีจะต้องมีเนื้อหาสาระรวมถึงขั้นตอนและกระบวนการหรือวิธีการครอบคลุมการดำเนินงานโดยรวม

         6.2.2 ชนิดของข้อมูล

         ข้อมูลมีหลายชนิดขึ้นอยู่กับเกณฑ์ในการจำแนก ในที่นี้จำแนกข้อมูลตามลักกษณะการจัดเก็บซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ชนิด คือ

         1. ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric  type)  ใช้ระบุความหมายของสิ่งต่างๆ ในเชิงปริมาณ เช่น ราคาสินค้า จำนวนสิ่งของ ความสูง โดยระบุเป็นตัวเลขเท่านั้น เช่น 15.75 (บาท) 1,750 (กล่อง) 175.3 (ซ.ม.) 10111000 (เลขฐานสอง เท่ากับ 184 ของเลขฐานสิบ) เป็นต้น

         2. ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character  type) ใช้บรรยายความหมายหรือแทนข้อมูลบางอย่าง เช่น รถยนต์ เกวียน น.ส. ศรีสมร เป็นต้น

        3. ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรเลข (Alphanumeric  type)  หมายถึงมีทั้งตัวอักษร ตัวเลข และตัวสัญลักษณ์พิเศษ (เช่น  !,.?%$#@-+) ปนกัน ใช้บรรยายหรือสื่อความหมายต่างๆ ได้ตามแต่จะกำหนด เช่น A4 $500.00

            4. ข้อมูลมัลติมีเดีย (multimedia)  หรือสื่อประสม เช่น ภาพ เสียง ข้อความ ปนกัน เป็นต้น เป็นข้อมูลอีกประเภทหนึ่งที่กล่าวถึงกันมาก แต่ความจริงแล้วข้อมูลชนิดนี้ถูกจัดเก็บในคอมพิวเตอร์ในรูปของข้อมูลประเภทใดประเภทหนึ่งในสามประเภทแรก

            สรุปได้ว่า สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ถูกกลั่นกรองด้วยวิธีการต่างๆ เพื่อให้มีคุณค่าและมีความหมายต่อการประยุกต์ใช้งานสำหรับบุคคลหรือองค์กร  สารสนเทศอาจอยู่ในรูปของภาพ แสง สี เสียง รูปร่าง รูปทรง ตัวเลข ตัวอักษรข้อความ ฯลฯ ผู้ใช้สามารถนำไปใช้ได้อย่างสะดวกสบายและรวดเร็ว   ประโยชน์และคุณค่าของข้อมูลสารสนเทศจะนำไปสู่ “ความรู้ ” ที่มีประโยชน์ต่อไป

6.3  ความรู้ (Knowledge)

                ความรู้ เป็นสภาวะทางสติปัญญาของมนุษย์ในการตีความสิ่งเร้าทั้งที่อยู่ภายในและภายนอกด้วยความเข้าใจสาระของเนื้อหา  กระบวนการ และขั้นตอน  อาจอยู่ในรูปของข้อมูลดิบหรือสารสนเทศระดับต่างๆ หรืออาจอยู่ในรูปของอารมณ์ความรู้สึกและเหตุผล  คุณสมบัติของความรู้อาจให้ทั้งประโยชน์และโทษต่อตนเอง สังคม และสิ่งแวดล้อม ดังนั้นการใช้ความรู้ให้เป็นประโยชน์จำเป็นต้องกำกับด้วยสติปัญญา

                ทุกยุคทุกสมัยทั้งในอดีตปัจจุบันและอนาคต  “ ความรู้ ”  มีความสำคัญต่อมนุษย์   สังคม   และสิ่งแวดล้อมเสมอ   มนุษย์ใช้ความรู้ในการแก้ปัญหา การสร้างสรรค์ผลงาน   และการจัดการเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมแบบยั่งยืน  เพื่อให้มนุษย์และประชาคมโลกได้อยู่ร่วมกันอย่างมีความสุขโดยทั่วหน้า อย่างไรก็ตามกระแสโลกาภิวัตน์ที่แผ่ขยายไปทั่วทุกมุมโลก นำพาความรู้และเทคนิคต่างๆ ทำให้สังคมยุคใหม่นี้ได้ชื่อว่า สังคมแห่งความรู้ (knowledge Society) โดยแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล สารสนเทศ ความรู้ และกิจกรรมต่างๆ ทั้งฝ่ายผู้ผลิตข้อมูลและผู้บริโภคสารสนเทศจึงเป็นสิ่งที่น่าศึกษา เพื่อให้ทราบว่า เราจะสร้างองค์ความรู้จากข้อมูลแลสารสนเทศอย่างไรลักษณะของความสัมพันธ์์ดังกล่าวแสดงอยู่ในแผนภาพที่ 2.5

     6.4 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

               การสร้างสารสนเทศได้ต้องอาศัยกระบวนการรวบรวมและการประมวลผลโดยมีวิธีการจัดการดังนี้

                6.4.1 ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล (Data  processing  steps)  เนื่องจากข้อมูลในโลกนี้มีมากมายหลายชนิดดังกล่าวแล้ว การมราจะหาข้อมูลที่ดีได้จะต้องมีการประมวลผลตามขั้นตอนต่างๆ ที่เหมาะสม ดังนี้

                  1) การรวบรวมข้อมูล (Data  collection)  หมายถึงการเก็บข้อมูลจำนวนมากจากแหล่งกำเนิด (capturing)  มาทำการเข้ารหัส ( Coding)  ในรูปที่เหมาะสมต่อการจัดเก็บ และการบันทึก (recording)  ในสื่อที่สามารถเก็บข้อมูลไว้ได้นานๆ เช่น จดบันทึกในกระดาษ รวบรวมแฟ้ม เก็บเข้าตู้ หรือบันทึกลงจานแม่เหล็กโดยระบบคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ ต้องทำการตรวจสอบแก้ไข ( validating  and editing) ข้อมูลที่ได้ก่อนนำไปเก็บ เพื่อให้ข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้องแม่นยำอย่างแท้จริง

                  2) การบำรุงรักษาและประมวลผลข้อมูล (Data  Maintenance  Processing)  เป็นกระบวนการเก็บรักษาข้อมูลไว้ให้ใช้ได้ตลอดไป ซึ่งอาจประกอบด้วยปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยตลอดเวลา (updating) ทำการแยกประเภท (classifying)  จัดเรียงข้อมูล (sorting) และคำนวณหาข้อมูลใหม่จากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว (calculating)  เพื่อให้ใช้งานได้หลากหลายมากขึ้น

                  3) การจัดการข้อมูล (Data Management) คือการสร้างระบบจัดการข้อมูลจำนวนมาก ให้สามารถนำมาใช้งานได้อย่างรวดเร็วทันเวลา ซึ่งประกอบด้วยการจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลอย่างเป็นระบบ ทั้งแบบแฟ้มกระดาษหรือแฟ้มในคอมพิวเตอร์ การสร้างฐานข้อมูล คือระบบเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ ที่มีการจัดระบบบำรุงรักษาไม่ให้ผิดเพี้ยนหรือสูญหาย และการสร้างระบบค้นหาข้อมูล ( retrieving)  อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสืบค้นได้เร็ว และมีข้อมูลสะสมให้เลือกใช้มากมาย การจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ เริ่มต้นที่การสร้างฐานข้อมูล (Database)  ซึ่งจะต้องออกแบบให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ ปัจจุบันนี้มีซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถจัดการข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database  Management  System)  ซึ่งมีทั้งชนิดสำหรับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันทั้งองค์กร เช่น Oracle และชนิดสำหรับฐานข้อมูลขนาดเล็ก เช่น Microsoft Access เป็นต้น

                  4) การควบคุมข้อมูล (Data Control)  เป็นการป้องกันรักษาข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วให้ปลอดภัย ไม่ให้ข้อมูลที่มีค่าถูกขโมยไปใช้งานอย่างไม่ถูกต้อง รวมทั้งหามาตรการในการประกันข้อมูลความปลอดภัยของข้อมูลให้ถูกต้องแม่นยำ ไม่มีการดัดแปลงแก้ไขอย่างผิดๆ ทำความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูลให้คงอยู่ตลอดไป

                   5) การสร้างสารสนเทศ  (Information  Generation)  เป็นการตีความหมายของข้อมูลที่ได้มาแล้ว ค้นหาความหมายหรือความสำคัญที่มีคุณค่าของข้อมูลที่ได้โดยการนำไปประมวลผลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง เช่น การคำนวณ การเรียงข้อมูล (sorting) การค้นหา (searching) และการแยกประเภท จากนั้นนำมาสรุป ตีความหมาย อธิบายความหมาย และรวบรวมเอาไว้ ซึ่งจะได้สิ่งที่เรียกว่า สารสนเทศ และจะต้องมีการจัดทำรายงานเกี่ยวกับสารสนเทศที่ค้นพบหรือที่สร้างขึ้น  รวมทั้งทำการเผยแพร่ สื่อสารข้อมูลและสารสนเทศไปกับผู้ที่เกี่ยวข้องสนใจในคุณค่าของสารสนเทศนั้น เช่นนี้จึงจะเกิดประโยชน์ต่อมวลมนุษยชาติ

            6.4.2 วิธีการเก็บข้อมูล (Data  Collection  Methods)  ข้อมูลอาจเกิดขึ้นได้เองหรือ เกิดจากการสร้าง การทดลอง และการประมวลผลก็ได้  เมื่อต้องการได้ความรู้ หรือต้องการทราบความหมายหรือคุณค่าสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เราต้องเก็บข้อมูลของสิ่งนั้น เพื่อนำมาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ วิธีการเก็บข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธี ตัวอย่างเช่น การสำรวจด้วยแบบสอบถาม  การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือเป็นเจ้าของข้อมูล การนับจำนวนหรืวัด       

              1. การสำรวจด้วยแบบสอบถาม ในการสำรวจข้อมูลความคิดเห็น อาจจำเป็นต้องทำแบบสอบถาม เพื่อให้ง่ายต่อการตอบและรวบรวมข้อมูล ดังตัวอย่าง   แบบสอบถามความนิยมของผู้ใช้บริการสำนักวิทยบริการในแผนภาพที่ 2.6

              2. การสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้อง หรือเป็นเจ้าของข้อมูล อาจใช้วิธีเก็บข้อมูลด้วยการแจกแบบสอบถามให้กับกลุ่มเป้าหมายที่เราต้องการทราบข้อมูล ผู้ตอบจะเขียนตอบหรือไม่ก็ได้ ในทางปฏิบัติพบว่าแบบสอบถามที่แจกไปจะได้รับตอบกลับมาเพียงประมาณ 10% เท่ านั้น จึงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพค่อนข้างต่ำ นอกจากนี้ในบางกรณีแบบสอบถามอาจไม่เหมาะสม เพราะคำถามบางคำถามไม่มีความชัดเจนเพียงพอ ผู้ตอบแต่ละคนอาจมีความเข้าใจไม่ตรงกัน การเก็บข้อมูลโดยวิธีสัมภาษณ์จะแก้ไขจุดบกพร่องเหล่านี้ได้ โดยผู้เก็บข้อมูลออกไปสัมภาษณ์แหล่งข่าวหรือแหล่งข้อมูลเอง หรือถ้าต้องการข้อมูลจำนวนมาก ก็จ้างคนหลายๆ คน ไปสัมภาษณ์ก็ได้ ซึ่งจะต้องเตรียมหัวข้อที่จะสัมภาษณ์ให้ดี ตรงเป้าหมายที่ต้องการให้มากที่สุด ในบางกรณีที่ถูกสัมภาษณ์ไม่เข้าใจคำถาม ผู้สัมภาษณ์ต้องสามารถอธิบายให้ชัดเจนได้ ขนาดด้วยตนเอง หรือโดยใช้อุปกรณ์อัตโนมัติ

              3. การนับจำนวนหรือวัดขนาดของตนเอง หรือโดยใช้อุปกรณ์อัตโนมัติ  ข้อมูลบางอย่างจำเป็นต้องมีผู้ที่เกี่ยวข้องไปนับหรือวัดด้วยตนเอง เช่น จำนวนต้นไม้ในป่า ความสูงของต้นไม้ ความสูงของนักเรียน จำนวนปลาในบ่อเลี้ยงปลา  เป็นต้น

              ในการเก็บข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ อาจต้องมีเครื่องมือวัดพิเศษเข้าช่วย เช่น เครื่องวัดความเข้มของแสง เครื่องวัดแรงดัน เครื่องวัดอุณหภูมิ เครื่องวัดความชื้น โดยเครื่องมือเหล่านี้ มีอุปกรณ์พิเศษเป็นตัวรับรู้ปริมาณของสิ่งที่ต้องการวัด เรียกว่า ตัวตรวจจับสัญญาณ หรือ เซนเซอร์  (sensors) หรือทรานซดิวเซอร์  (transducers)  อุปกรณ์เหล่านี้จะแปลงปริมาณความร้อน หรือความเข้มของแสง ออกมาเป็นพลังงานไฟฟ้า ซึ่งจะให้ค่าการวัดไฟฟ้า เช่น แรงดันไฟฟ้า ความต้านทานไฟฟ้า ที่สัมพันธ์กับค่าที่ต้องการวัด จากนั้นภายในเครื่องมือวัดก็จะมีสิ่งที่แปรผลที่ได้จากตัวจับสัญญาณออกมาเป็นตัวเลขหรือสิ่งอื่นที่มนุษย์เข้าใจความหมายได้ ตัวอย่างตัวตรวจจับสัญญาณ

       เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล หมายถึง คอมพิวเตอร์ที่เป็นเครื่องประมวลผลข้อมูล ซึ่งมีอยู่ 2 ประเภทด้วยกัน คือ

     1. สถานีงาน (workstation)  หมายถึงคอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน ณ จุด ที่จัดไว้ให้ผู้ใช้มาใช้ร่วมกันหรือจัดไว้ให้ผู้ใช้มาใช้ร่วมกัน หรือจัดไว้ที่โต๊ะทำงานของผู้ใช้แต่ละคน บางทีเรียกว่า คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ( Personal   Computer   หรือเรียกย่อๆว่า  PC  )  หมายถึงคอมพิวเตอร์ที่ผู้ใช้ใช้ส่วนตัว มีหลายแบบ เช่น คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ (Desktop Computer) ที่มีจอแสงคล้ายโทรทัศน์และเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดใกล้เคียงกับหนังสือสามารถนำติดตัวไปใช้ที่ใดก็ได้ เรียกว่า คอมพิวเตอร์โน๊ตบุค (Notebook Computer)

      2. เครื่องบริการ  (Server)  เป็นเครื่องขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันหลายคนเป็นเครื่องที่ใช้เก็บฐานข้อมูลหรือโปรแกรมสำเร็จประยุกต์ (Application   package)  จำนวนมากที่สามารถใช้ร่วมกันโดยการสั่งงานด้วยคอมพิวเตอร์   เครื่องบริการจะมีโปรแกรมควบคุมการทำงานซึ่งเรียกว่า ระบบปฏิบัติการเครือข่าย ที่มีระบบการทำงานและชื่อเครื่องหมายการค้าแตกต่างกัน ที่นิยมกันมากในขณะนี้ได้แก่  Linux Server, UNIX server, Windows NT server, Windows 2000 Server

เครือข่ายสื่อสารข้อมูล  คือ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งใช้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ที่ เกี่ยวข้องกันให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันหรือแลกเปลี่ยนกันได้ โดยใช้สายสื่อสารข้อมูลที่ทำจากทองแดงหรือเส้นใยแก้วนำแสง นิยมแบ่งเครือข่ายตามขนาดพื้นที่และจำนวนเครื่องที่ใช้งานได้

  1. แลน (LAN   =  Local  Area   Network)  คือเครือข่ายบริเวณเฉพาะที่ จำกัดเขตเฉพาะภายในบริเวณอาคารหรือกลุ่มอาคารที่อยู่ใกล้กัน เนื่องจากข้อจำกัดของตัวกลางที่ใช้ส่งข้อมูล เช่น ภายในรั้วโรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย เป็นต้น

  2. แวน (WAN = Wide Area Network)  คือเครือข่ายบริเวณกว้าง ระยะทางมากกว่า  10 กิโลเมตรขึ้นไปจนมากกว่าหลายพันกิโลเมตร ปกติเชื่อมโยงด้วยระบบสื่อสารสาธารณะ เช่น สายโทรศัพท์ เครือข่ายเส้นใยแก้วนำแสง หรือเครือข่ายสัญญาณดาวเทียม เป็นต้น

3. อินเทอร์เน็ต  (Internet)  คือเครือข่ายขนาดใหญ่ ประกอบด้วยเครือข่ายแวนจำนวนมาก ซึ่งครอบคลุมพื้นที่กว้างไกลทั่วโลก